ARTICOLAZIONE E STRUTTURA DEGLI UFFICI DEL FONDO

L’assetto organizzativo di Fondo Conoscenza è basato su criteri di efficienza ed efficacia gestionale. Possono essere date in outsourcing tutte quelle attività in relazione alle quali il Fondo realizza una riduzione dei rischi, dei costi diretti, delle spese d’investimento e una maggiore flessibilità del personale.

Il Fondo può altresì promuovere un “Contratto di rete” ai sensi della Legge n. 122 del 30/07/2010.

Si tratta di una struttura operativa centralizzata attraverso la quale Fondo Conoscenza garantisce il presidio complessivo delle attività di gestione, monitoraggio e controllo secondo criteri di efficacia, efficienza, economicità e trasparenza.

Il Fondo definisce e gestisce in maniera centralizzata:

  • gli indirizzi e la programmazione generale;
  • le strategie in termini di promozione e marketing;
  • i criteri che consentono alle aziende di accedere ai finanziamenti;
  • l’approvazione dei Piani Formativi;
  • il coordinamento, la vigilanza e il controllo;
  • le strategie finanziarie e la gestione amministrativa;
  • l’assistenza tecnica alle aziende e agli organismi accreditati durante la fase di presentazione, attuazione e rendicontazione dei Piani Formativi;
  • le altre azioni di sistema di interesse comune;
  • l’erogazione dei finanziamenti;
  • la stipula dei contratti di lavoro;
  • il monitoraggio quali-quantitativo.

Il Fondo si avvale di validi strumenti informatici per snellire tutte le procedure interne e della rete internet per tutta una serie di adempimenti amministrativi come quelli relativi:

  • alla pubblicazione degli Avvisi;
  • alla pubblicazione e alla tenuta degli Albi;
  • alla predisposizione e alla presentazione dei singoli Piani Formativi;
  • alla procedura per l’accreditamento dei Soggetti Proponenti e Attuatori;
  • alla verifica in tempo reale dello stato di avanzamento dei Piani Formativi presentati (monitoraggio in itinere);
  • alla certificazione degli esiti delle attività formative;
  • alle procedure legate alla rendicontazione dei Piani Formativi.

La struttura organizzativa di Fondo Conoscenza, in particolare, si compone delle aree di seguito descritte:

Area Direzione e Coordinamento

È composta dal Direttore Generale, nominato dal Consiglio di Amministrazione in base alle risultanze di specifico avviso pubblico, da uno o più Vice Direttori e dal personale che supporta gli stessi nello svolgimento delle loro funzioni.

Il Direttore Generale è l’organo tecnico-gestionale del Fondo; il suo incarico ha durata triennale e può essere rinnovato con le medesime modalità di nomina.

Il Direttore Generale:

  • dà esecuzione alle deliberazioni assunte dagli Organi sociali del Fondo e svolge tutti i compiti e le funzioni che gli vengono assegnati dal Consiglio di Amministrazione;
  • ha la responsabilità della gestione amministrativa, contabile e operativa della struttura del Fondo e risponde al Consiglio di Amministrazione e, per esso, al Presidente e al Vice Presidente;
  • nel rispetto delle disposizioni di legge, dello Statuto e del presente Regolamento, attua le direttive impartitegli dal Consiglio di Amministrazione e allo stesso Consiglio, con il supporto dei responsabili delle singole aree, propone i programmi di lavoro e le deliberazioni da assumere per esercitare il controllo sulle attività del Fondo;
  • redige il bilancio preventivo e consuntivo del Fondo e trasmette al Consiglio di Amministrazione, con cadenza trimestrale, un rapporto sull’andamento delle attività del Fondo;
  • sottopone all’approvazione del Consiglio di Amministrazione la regolamentazione delle procedure riguardanti valutazione, approvazione, tempi, erogazione del finanziamento, rendiconto e monitoraggio, restituzione delle risorse da parte dei soggetti interessati in caso di mancato utilizzo delle stesse.

Segreteria di Direzione

Assiste e supporta l’Area Direzione e Coordinamento nello svolgimento delle sue funzioni.

Area Amministrazione e Rendicontazione

L’Area assolve a tutti gli adempimenti di tipo amministrativo, contabile, finanziario, ivi compresi quelli della rendicontazione. Il responsabile dell’Area, avuto riguardo per gli indirizzi e le disposizioni del Consiglio di Amministrazione, in collaborazione con il Direttore, provvede altresì a garantire, con il suo operato, l’assolvimento di tutte le incombenze legate alle attività di rendicontazione, così come previsto dalle disposizioni ministeriali, e predispone le relazioni amministrative periodiche.

Egli, inoltre:

  • sovrintende alla gestione della contabilità generale e analitica e al riscontro delle risorse assegnate dall’INPS, provvedendo a trasferirle in favore delle attività formative approvate;
  • assicura il controllo della spesa attraverso rendiconti in itinere ed ex post sull’andamento dei singoli Piani e dei flussi generali;
  • redige le scritture contabili;
  • intrattiene i rapporti e partecipa ai tavoli tecnici con il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, con l’INPS e con le funzioni omologhe degli altri Fondi interprofessionali, limitatamente a questioni amministrative.

Nucleo di valutazione

Il Nucleo di valutazione è nominato dal Consiglio di Amministrazione del Fondo e si riunisce, di norma, almeno una volta al mese.

Il Nucleo di valutazione prende in esame le istanze di finanziamento presentate e richiede eventuali integrazioni alla documentazione presentata.

Per supportare le procedure di valutazione il Fondo può avvalersi di esperti o di strutture di assistenza tecnica.

Area Formazione e Assistenza Tecnica

Ha il compito di assistere i Soggetti Proponenti nella gestione dei Piani Formativi durante tutte le fasi operative legate al finanziamento, a partire dalla fase di accesso. L’Area fornisce inoltre la prima assistenza agli organismi che intendono accreditarsi a Fondo Conoscenza.

Il responsabile dell’Area, nel rispetto degli indirizzi e delle disposizioni del Consiglio di Amministrazione, in collaborazione con il Direttore, si occupa di:

  • rendere disponibili tutte le procedure che consentono ai Soggetti Proponenti di realizzare i Piani Formativi approvati;
  • verificare che i Piani Formativi ammessi a finanziamento siano regolari;
  • supportare la direzione nella redazione della relazione trimestrale per la parte in cui si fa riferimento all’andamento dei Piani Formativi e alle relative risorse impegnate.

Area Organizzazione e Comunicazione

Sovrintende a tutti gli adempimenti riguardanti gli aspetti organizzativi e funzionali del Fondo pianificandone, nel contempo, lo sviluppo nel rispetto degli indirizzi e delle disposizioni del Consiglio di Amministrazione, in collaborazione con il Direttore. L’Area ha inoltre il compito di curare e supportare le relazioni esterne verso tutti gli interlocutori e di provvedere a tutti gli aspetti legati alla comunicazione, alla promozione e alla diffusione delle azioni del Fondo con la finalità di rendere noti i vantaggi per i beneficiari e per i lavoratori derivanti dalle attività formative erogate dal Fondo, nonché di sviluppare la rete di Fondo Conoscenza sul territorio nazionale.

Il responsabile dell’Area collabora con la direzione e con le altre aree nella predisposizione dei programmi di formazione e di aggiornamento professionale degli operatori di Fondo Conoscenza e dei soggetti preposti alla realizzazione delle attività formative.

Area Informatica

Ha il compito di presiedere le attività informatiche strettamente connesse alle attività del Fondo.

Il responsabile dell’Area, in conformità alle indicazioni provenienti dal Consiglio di Amministrazione e in collaborazione con il Direttore:

  • si occupa degli adempimenti relativi alla progettazione e all’implementazione del sistema informativo per la gestione e il controllo dei dati;
  • provvede alla valutazione e alla verifica della dotazione hardware e software della struttura informatica;
  • assicura la costituzione, la tenuta e l’aggiornamento delle banche dati ai fini del monitoraggio, nel rispetto delle disposizioni ministeriali specificamente vigenti;
  • cura la funzionalità, la manutenzione e l’aggiornamento del sito web;
  • è responsabile del corretto invio dei dati di monitoraggio al Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.

Area Monitoraggio

Esegue controlli tendenti a monitorare l’effettivo svolgimento della formazione effettuati sulla base delle specifiche prescrizioni ministeriali in materia di requisiti, caratteristiche e obiettivi del sistema di monitoraggio.

L’Area, in particolare, si occupa dell’acquisizione e dell’elaborazione dei dati sulla base di macro indicatori aggregati di prima fase (fisici, finanziari e procedurali) e micro indicatori di seconda fase afferenti ai singoli Piani/Progetti Formativi (caratteristiche, lavoratori coinvolti, aziende interessate, tempistiche, costi) e della trasmissione dei dati richiesti dal Ministero del Lavoro e Delle Politiche Sociali.

Area Vigilanza e Controllo

Effettua le attività ispettive in itinere ed ex post nel rispetto di quanto deliberato dal Consiglio di Amministrazione del Fondo, avvalendosi, eventualmente, anche di società esterne incaricate dal Fondo.